En este artículo vamos a darte algunos consejos para utilizar correctamente el Correo Electrónico y sacarle el máximo partido.

 

En nuestro Coworking en Valencia HuiWork,  pensamos que poner en práctica estos consejos pueden hacer que tu jornada laboral sea más productiva.

Hemos agrupado los consejos para cuando recibes mails y para cuando los envías. Como emisores y como receptores.

 

CUANDO RECIBES MAILS: 

#consejo1

Uno de los inconvenientes con los que nos encontramos a diario es la interrupción de la llegada de un correo y por consiguiente, a veces su inminente necesidad de contestar.

Algunos expertos en “técnicas para ser más eficiente / productivo” se muestran partidarios de desconectar el aviso automático ya que así estarás más centrado en el trabajo que desarrollas y p tanto serás más eficaz.

Además se recomienda como “buena práctica”, reservar momentos específicos durante la jornada laboral para llevar a cabo la tarea de revisar el correo y contestar los correos que lo requieran.

#consejo2

Usa herramientas 'antispam'. Afortunadamente la mayoría de servidores de correo web llevan estas herramientas. Estas herramientas comparan los correos con bases de datos púbicas y los compara al recibirlos. Los que considera basura los rechaza y los marca como spam almacenándolos en una carpeta al efecto.  Estas acciones son revocables  y podemos permitir recibir este tipo de correo.

Así pues, se recomienda el uso de herramientas “antispam” SI o SI. Por nuestra seguridad sobre todo.

#consejo3

Una vez recibido el correo, decidir dónde guardarlo de forma inmediata. Organizar la recepción de correos por carpetas o subcarpetas,  colores o por el sistema que hayas creado.

El objetivo es dejar el buzón de entrada vacío y en cuanto nos llegue un mensaje poder enviarlo a la carpeta correspondiente y quedar almacenado o a la espera.

Esto facilitará tanto su archivo y localización en un momento posterior como marcar prioridades a la hora de atenderlo.

#consejo4

Es muy recomendable hacer limpieza de mails viejos y mails no importantes. Vacía tu bandeja de entrada.  Organízala por fechas y borra todos los mensajes que consideres. Después ordena por remitente.

A continuación ordena por temas y categorías.

Cada día tienes que marcarte el propósito de dejar tu bandeja de entrada limpia. Así evitarás la montaña de mails y el consiguiente efecto negativo que tiene sobre tu espacio mental.

 

CUANDO ENVIAS MAILS: 

#consejo1

Indicar de forma clara y concisa el asunto del mensaje  en el “Asunto”. Con ello facilitamos que el destinatario decida cuáles son los mails importantes y cuáles no y por lo tanto clasificar su correo.  Puede incluso darse toda la información en el asunto y evitar así la apertura del mail.

#consejo2

Evitar las mayúsculas SI o SI. Cuando se lee un texto en mayúsculas es difícil de leer y además utilizar mayúsculas en internet denota expresar emociones como estar gritando o estar enfadado o contento. Es más recomendable tanto para facilitar la lectura como para evitar la confusión en la comunicación, evitarlas. Por ello  y para enfatizar cualquier cosa, escribiremos entre “comillas”

 

#consejo3

Para que la lectura del mail se entienda es recomendable usar oraciones cortas y precisas. Sintetizar es un arte. Si por el contrario es necesario redactar mucho, es recomendable dividirlo en muchos párrafos para que sea más amena y fácil su lectura. Un texto bien estructurado denota profesionalidad y evita la pérdida de tiempo para el lector.

Evita la palabrería y el lenguaje barroco en tus mails de trabajo.

#consejo4

En cuanto a "adjuntar archivos" se recomienda evitarlo, pero si vas a hacerlo igualmente, define por qué. 

Asegúrate también del tamaño y que esté guardado en formato que la mayoría del software actual puedan leer.

#consejo5

No a la confirmación de lectura. Es poner en un compromiso al receptor. Es mejor poner con “confirmación de entrega”, así nos aseguramos su recepción.

 

Existen un  conjunto de reglas tácitas que rigen nuestro comportamiento en internet. Son pautas de cortesía y conductas para que prime el respeto entre todos nosotros. Hablamos de enviar correos electrónicos únicamente a quienes estén interesados en su contenido y no enviar de forma aleatoria a todos nuestros contactos.

Hagamos un #buenusodeinternet.

Contacta con nosotros si necesitas más asesoramiento o si piensas que podemos incluir algún consejo más. 

 

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